Controle de Caixa: o que é e como fazer diariamente

A má administração de dinheiro dentro de um comércio pode significar seu fechamento de portas a médio ou longo prazo.

Gerir um negócio requer planejamento, agilidade e muita organização, principalmente dos pequenos comerciantes, que muitas vezes exercem o papel de vários colaboradores, passando o dia inteiro fazendo todo tipo de tarefas: caixa, vendedor, estoquista e por aí vai.

Mas uma coisa é certa, se a gestão do caixa do negócio não estiver em dia, o comerciante pode descobrir que sua loja está sem dinheiro somente na hora de fazer algum pagamento. Um cenário desastroso, né?

Para evitar que isso aconteça, é importante realizar um bom controle de caixa, ele é essencial para o crescimento e a sobrevivência de qualquer negócio. Neste texto, vamos explicar como funciona o caixa de uma loja, qual a importância de um bom controle de caixa, como fazer esse controle corretamente e muito mais. 

Confira!

O que é controle de caixa?

O controle de caixa consiste no monitoramento e na gestão das entradas e saídas de dinheiro de um negócio. Com ele, você tem uma melhor administração das transações financeiras que acontecem em sua loja.

Ele é fundamental para o sucesso e a saúde financeira do seu empreendimento, além de auxiliar para a tomada de decisões mais assertivas. Por isso, deve ser uma das principais operações dentro de qualquer negócio.

Para fazer um controle de caixa eficiente é necessário ter o registro de todas as movimentações financeiras do caixa da loja e apurar o saldo existente. Além disso, deve-se definir a periodicidade com que esse processo será feito: diária, semanal ou mensalmente. Para ajudar você nesse ponto, falamos mais sobre isso no tópico “Escolha o período para o controle de caixa”.

Por ser um processo muito detalhado e recorrente, pode tomar um bom tempo dos responsáveis por essa tarefa quando feita de forma manual.

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Para que serve o controle de caixa?

O controle de caixa funciona para acompanhar o saldo da empresa e analisar a situação do caixa atual, a fim de que exista sempre saldo disponível para capital de giro.

Com o controle de caixa é possível conferir os recebimentos e os pagamentos, controlar as despesas pagas e ainda ter as informações necessárias para a elaboração do fluxo de caixa. 

Essas informações são fundamentais para analisar de forma prática os resultados do negócio e descobrir se a sua loja está rumo ao lucro ou ao prejuízo durante o período estabelecido. Esses dados permitem que você possa prever problemas antes de que eles aconteçam, como terminar o mês com saldo negativo. 

Diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa

Os termos controle de caixa e fluxo de caixa podem causar confusão entre os comerciantes. A verdade é que são ferramentas bastante parecidas que servem para ajudar na gestão de um negócio, mas com objetivos diferentes.

O controle de caixa se encarrega de registrar as movimentações financeiras que acontecem dentro de um comércio, possibilitando conhecer o saldo atual do caixa e evitando desvio de recursos.

Já o fluxo de caixa, embora também precise do registro das movimentações financeiras, é utilizado para prever as entradas e saídas de dinheiro futuramente, auxiliando no planejamento financeiro do negócio.

Para ficar mais claro: o controle de caixa auxilia para uma análise mais imediata sobre os recursos financeiros disponíveis na empresa, sem considerar as movimentações futuras.

Se você quer saber melhor o que é o fluxo de caixa e como fazê-lo de maneira simples, leia nosso post sobre o tema aqui.

Itens importantes para fazer o controle de caixa corretamente

Controle de entrada e saída de caixa

Recebimento

Para um controle de caixa eficiente é necessário fazer o lançamento de recebimentos corretamente.

Nesse item entram todos os recursos financeiros que sua loja recebe, ou seja, as entradas do seu caixa: vendas, adiantamento de parcelas, etc.

O controle de caixa precisa de um funcionário exclusivamente para essa função, que registre as vendas, faça as trocas e devoluções necessárias e confira todas as transações no final do dia.

Pagamentos

Aqui entram todos os gastos e investimentos do negócio, isto é, todas as saídas do caixa. Fazem parte dos pagamento os custos fixos e variáveis, como aluguel, salários, conta de água e luz, internet, etc.

Tenha cuidado para não misturar as finanças do negócio com suas despesas pessoais. Nada de colocar parte de suas economias para ter maior capital do giro ou usar o dinheiro do caixa para uso pessoal.

Essa prática pode atrapalhar (e muito!) o seu controle de caixa, se ao longo do mês você pega um pouco do dinheiro para comprar um cafézinho ou comprar um produto que não estava programado e não registra nada disso, as chances de chegar no final do mês e as contas não baterem são enormes.

Saldo anterior

Outro ponto para fazer o controle de caixa da sua loja corretamente é saber e registrar o saldo inicial do seu caixa, ou seja, o saldo final do dia anterior.

No início do dia, procure contabilizar o saldo existente para verificar as informações registradas, com esse controle você efetua a abertura do caixa com o saldo real e evita possíveis erros ao final do dia.

Saldo Final

O saldo final refere-se ao saldo do seu caixa ao final de um dia de trabalho. Para chegar a ele é necessário subtrair o valor total dos pagamentos do valor total dos recebimentos. Veja a fórmula:

Saldo Final: Entradas do dia - Saídas do dia

Vamos a um exemplo:

Imagine que ao final do dia você fez o controle do seu caixa e percebeu que teve um total de R$ 15.000 em recebimentos. Por outro lado, o valor total dos pagamento realizados nesse mesmo dia somaram R$ 7.000. Nesse caso, seu saldo final seria:

Saldo final: R$ 15.000 - R$ 7.000

Saldo final do dia: R$ 8.000

Esses R$ 8.000 vão corresponder também ao seu saldo inicial do dia seguinte.

Escolha do período para o controle de caixa

Como falamos no início do post, é necessário escolher a periodicidade que o seu controle de caixa será realizado. É importante ressaltar que, quanto maior o período escolhido, menor será o controle sobre seu caixa.

Recomendamos que você realize um controle de caixa diário, logo após o expediente de todos os dias. Quando você cria o hábito de fazer seu controle de caixa diariamente gera resultados muito mais seguros e confiáveis.

Se o seu comércio possui um alto volume de vendas por dia, esse controle diário é ainda mais importante. E se existe troca de turno de funcionário ao longo do dia, recomendamos, inclusive, que essa conferência de caixa seja realizada entre as trocas também.

Como fazer controle de caixa

Conheça agora o passo a passo para fazer um controle de caixa simples:

Separe e classifique suas despesas

O primeiro passo para começar o seu controle de caixa é separar as finanças do negócio.

Para facilitar, comece separando suas despesas, ou seja, os gastos do negócio, como salários, aluguel, gastos com fornecedores, despesas administrativas, etc. Além disso, não se esqueça de  separar os custos fixos dos custos variáveis.

É importante ter todas as movimentações financeiras separadas e categorizadas dentro do negócio.

Separe e classifique seus ganhos

Agora que você já sabe suas despesas, chegou o momento de separar e classificar seus ganhos.

Contabilize todos os ganhos da empresa, como pagamentos à vista, ganhos de pagamentos no crediário, pagamentos no cartão, etc.

Essa informação, além de ajudar no controle de caixa, também vai mostrar de onde vem a maior parte dos ganhos do seu negócio, uma informação muito útil na hora de criar novas estratégias de vendas.

Registre as contas a receber

É comum realizar vendas parceladas, e esses valores não podem ser deixados de lado. Por isso, é muito importante listar todos os valores e as datas das contas que o seu comércio ainda está por receber.

Essa informação ajuda você a ter uma previsão de pelo menos uma parte dos recursos que seu caixa vai ter em cada época, auxiliando seu planejamento financeiro.

Você pode, por exemplo, negociar com seus fornecedores o pagamento de uma mercadoria, e deixá-lo acordado para quando o valor estiver disponível no caixa.

Automatize seu controle de caixa

Para fazer um controle de caixa simples e rápido, uma alternativa é automatizar essa operação dentro da sua loja.

Além de diminuir a chance de falhas ou erros humanos, você também vai conseguir focar em outras tarefas mais importantes sem perder tanto tempo fazendo o controle do seu caixa manualmente ou preenchendo um monte de lacunas em uma planilha.

Para isso, utilize a tecnologia a seu favor! Hoje em dia existem sistemas de gestão que centralizam todas as informações de sua loja e podem se tornar grandes aliados na hora de manter o controle do caixa da sua loja em dia.

No próximo tópico vamos abordar mais sobre as vantagens de usar um sistema para auxiliá-lo nessa tarefa, além de indicar um programa fácil e completo para o seu controle de caixa.

Vantagens de usar um sistema de controle de caixa

Para um comerciante, cada ação tomada pode impactar significativamente o seu negócio, é por isso que cada uma delas deve ser escolhida de forma estratégica e baseada em dados confiáveis.

Usar um sistema de caixa dentro da sua loja pode facilitar bastante a sua rotina agitada, já que todas as movimentações financeiras realizadas por você, ou um funcionário, vão ser registradas de forma automática.

Usando um programa de controle de caixa seus dados ficam armazenados de forma segura, sem risco de você perder todas suas informações, diferente de uma planilha, por exemplo. Além disso, os dados coletados são muito mais precisos e atualizados, sendo possível ter mais tranquilidade.

Também não podemos deixar de lado os relatórios financeiros detalhados que você tem acesso ao usar um bom sistema de gestão. Eles servem não apenas como indicadores de performance do seu negócio, mas também colaboram para a projeção de receitas e despesas e a simulação de cenários financeiros.

Mas então, como escolher um bom sistema de controle de caixa para o seu comércio? Pois bem, o melhor programa para sua loja será aquele que possibilite ferramentas totalmente personalizáveis e priorize as informações e os processos mais importantes para a sua loja.

Como fechar o caixa de uma loja de forma correta?

A seguir, vamos mostrar como é fácil e rápido registrar o movimento de caixa diário com o Nex! Confira:

Abertura de caixa

A primeira coisa a se fazer antes de iniciar um dia inteiro de trabalho é realizar a abertura do seu caixa. Você pode fazer isso em poucos cliques com o Nex.

O sistema tem uma interface simples e intuitiva, clicando na aba de caixa, no menu lateral esquerdo, na aba de Caixa Atual, basta clicar em “Abrir Caixa”, depois disso você só precisa informar seu saldo inicial do dia, confirmar e pronto! 

O caixa de sua loja já está aberto e preparado para o lançamento de entradas e saídas.

Você pode conferir o tutorial detalhado aqui.

Controle de entradas e saídas do caixa

Para fazer o fechamento do caixa no final do dia de forma correta, é importante manter o controle de entradas e saídas do caixa em dia e sem falhas.

No Nex você registra todas as entradas do caixa de forma rápida durante o momento da venda. Também é possível adicionar ou retirar dinheiro, basta colocar o valor retirado e preencher o campo de observações para um controle maior, todas as movimentações ficam registradas no campo de transações e você pode conferir a qualquer momento.

Na opção de retirar dinheiro, o Nex ainda possibilita a sangria do caixa em até 2 meios de pagamento diferentes, dentre as opções registradas no seu sistema. Legal, né?

Verificação dos valores no caixa

Para verificar todos os valores do seu caixa, o Nex tem um campo específico chamado “Ver Total”, nele é exibido o extrato do seu caixa, com um resumo financeiro das movimentações do período escolhido.

Além desse resumo financeiro, também aparecem outras opções, como ver o extrato por meios de pagamento, movimentação do estoque e até vendas por categoria.

Com todas essas informações você pode gerar relatórios automáticos para avaliar o desempenho do seu negócio pelo período que preferir. 

Por exemplo, no final do mês você pode criar um relatório de meios de pagamento para conferir quais foram os meios de pagamento mais utilizados pelos seus clientes naquele mês e criar estratégias de vendas em cima disso, como descontos para quem pagar à vista.

Veja abaixo um exemplo de relatório de resumo financeiro por meio de pagamento gerado no Nex:

Fechamento do caixa

Agora que você já registrou e verificou todos os valores, está na hora de encerrar o caixa da loja.

Assim como na abertura do caixa, basta ir até a aba de caixa no menu lateral esquerdo, depois disso, na aba de caixa atual no lugar de “Abrir Caixa” vai aparecer a opção de “Fechar Caixa”, pois seu caixa já está aberto, basta clicar nela.

Em seguida, você precisa informar o valor total final do seu caixa, ou se preferir, é possível configurar o sistema para colocar o valor final de acordo com cada meio de pagamento.

Essa conferência é um ponto muito importante e de segurança para o seu negócio, já que se houver alguma diferença entre o saldo final informado e o totalizado pelo sistema (quebra de caixa), você será informado.

Caso prefira, também é possível o preenchimento automático dos valores pelo sistema, assim ele irá colocar em cada meio de pagamento o valor registrado ao longo do dia. Agora é só clicar em fechar caixa e pronto!

Agora seu caixa está fechado e você pode abri-lo novamente quando quiser. Vale ressaltar que é recomendável que tanto a abertura quanto o fechamento de caixa sejam realizados diariamente. Lembrando que você também tem a opção de enviar o seu caixa por e-mail.

O Nex utiliza essas informações para gerar relatórios e, com eles, você tem um controle maior do seu negócio. Para ver o tutorial completo de fechamento de caixa clique aqui.

Se você ficou interessado em conhecer mais sobre a tela de Caixa do Nex e todas suas funcionalidades, assista o vídeo do nosso canal do Youtube, explicamos tudo para você controlar seu caixa com mais agilidade e segurança:

Importância do controle de caixa para o sucesso do negócio

Se ao final desse texto você ainda tem dúvidas sobre a importância do controle de caixa para o sucesso do seu negócio, vamos resumir para você não esquecer mais.

Ao ter o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem diariamente em seu negócio, é possível ter uma visão mais ampla sobre o comércio e conhecer a fundo os seus gastos e receitas.

Quando você sabe os gastos essenciais, aqueles que você não pode abrir mão, e conhece quais são suas principais fontes de retorno financeiro, fica muito mais fácil gerir o negócio e criar estratégias para alavancar suas vendas.

Imagine que você um fornecedor ofereça um lote de mercadoria por um valor promocional para você, mas só aceite pagamento à vista. É através do controle de caixa que você vai saber se é possível aceitar ou não a proposta sem causar nenhum tipo de prejuízo ao negócio.

O controle de caixa não permite apenas um controle do dinheiro atual do negócio, mas também possibilita um planejamento financeiro eficiente para os meses seguintes.

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Conclusão

Esperamos que esse texto possa ter ajudado você a entender de vez o que é o controle de caixa, para que serve e como fazê-lo corretamente.

Fazendo um controle de caixa diário a gestão de sua loja vai ficar muito mais fácil e suas ações estratégicas mais assertivas.

Caso tenha ficado com alguma dúvida, não deixe de comentar. Ficaremos felizes em ajudá-lo a entender mais sobre o assunto e melhorar o controle de caixa da sua loja!