Voltar ao Início do Blog
Gestão

Nota Fiscal: importância e como emitir [Passo a Passo]

A emissão de notas fiscais é um assunto que gera muita dúvida nos comércios. Confira tudo o que você precisa saber para trabalhar com documentos fiscais.

A Nota Fiscal é um documento que ajuda a afirmar a legitimidade de uma empresa e assegura ao consumidor algumas vantagens. 

Comprova a garantia e informa tipo, modelo, marca e série de um produto, além de garantir o direito na hora de registrar uma reclamação nos Órgãos de Defesa do Consumidor.

Apesar de ser um tema muito falado e obrigatório em grande parte dos negócios, a Emissão de Notas Fiscais ainda é um assunto que gera muita dúvida, principalmente entre novos empreendedores. 

Tendo isso em mente, procurei responder às dúvidas mais frequentes em relação a notas fiscais, tudo a partir da leitura deste texto:

  • Saiba por que emitir nota fiscal. 
  • Qual a importância das notas fiscais.
  • Como identificar se você precisa emitir nota fiscal. 
  • Quais são os tipos de notas fiscais.
  • Como emitir nota fiscal mei. 

Por que emitir Notas Fiscais?

Notas Fiscais confirmam a procedência segura de mercadorias e a contribuição legal de tributos, além da contabilidade correta. 

Certificando a origem, a qualidade e a garantia do produto, você gera confiança nos clientes. 

Declarando seus tributos e esclarecendo sua contabilidade, você estabelece negócios melhores com fornecedores e até cativa alguns investidores.

Além do que, ao não emitir notas fiscais, você coloca sua empresa em sério riscos. 

Caso esteja prevista a necessidade de emitir notas fiscais, e você não emita, seu negócio pode ser enquadrado em diversos crimes destacados na legislação, ocasionando punições, multas e até o fechamento da empresa.

Qual a importância da Nota Fiscal?

Uma nota fiscal comprova que ocorreu uma venda (ou uma prestação de serviço). 

Portanto, é um documento muito importante para o consumidor, pois através de uma nota fiscal é possível obter benefícios como suporte técnico.

Do ponto de vista da empresa, é importante ter um registro de suas vendas e, principalmente, esclarecer impostos incidentes. 

A nota fiscal é o início da tributação, ou seja, é uma prova de que a sua empresa paga tributos de forma correta e os relativos percentuais são adequadamente recolhidos pelo governo.

Preciso emitir Nota Fiscal?

Emitir nota fiscal é uma responsabilidade de empresas que contribuem com o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). 

No entanto, essa prática é facultativa para empresas enquadradas no regime Simples Nacional e para alguns casos do MEI (Microempreendedor Individual).

Se você tem dúvidas sobre em qual regime tributário o seu negócio se encaixa e, portanto, sobre a obrigação de emitir documentos fiscais, procure se informar no site da Secretaria da Fazenda do seu estado ou no portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Tipos de notas fiscais: o que é Natureza de Operação?

Natureza de Operação é um componente da nota fiscal que indica o tipo de atividade realizada com o item comercializado. 

Entre as principais classes de operação, podemos destacar, por exemplo:

  • Nota Fiscal de Venda: para transações comerciais com entrega de produtos.
  • Nota Fiscal de Devolução: para anular operações e devolver a mercadoria ao emissor original (como ao fornecedor).
  • Nota Fiscal de Remessa: para acompanhar itens que já dispunham de uma operação registrada (como uma venda).

O que é preciso para emitir nota fiscal

nota fiscal o que e preciso para emitir

Certificado Digital

Certificados digitais funcionam como assinaturas virtuais do remetente, garantindo a origem de uma nota fiscal.

Existem basicamente dois tipos de certificado digital para emissão de notas fiscais, o A1 e o A3. 

As diferenças incluem tempo de validade, preço e forma de instalação. 

Escolha o mais adequado para o seu tipo de negócio, mas mantenha em mente que o A1 é o mais recomendado por questões de estabilidade. 

Dispositivos On-line

Notas fiscais são emitidas digitalmente. 

Portanto, é necessário que você tenha um aparelho conectado à internet.

Dê preferência aos computadores, já que costumam ter capacidade de processamento maior.

Conexão com a Internet

Uma comunicação com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) é realizada no momento em que se faz uma emissão de nota fiscal. 

Sem conexão com a internet, não se pode entrar em contato com o órgão fiscalizador, impedindo que a nota seja emitida.

Emissor de Notas Fiscais

Um emissor de notas fiscais é um programa, ou software que gera notas com validade fiscal. 

Geralmente é integrado a uma ferramenta de gestão, que controla vários setores de uma empresa, como controle financeiro.

Plataformas como o Programa NEX possibilitam diversas atividades, como imprimir ou enviar DANFE por e-mail, importar XML, emitir NF-e e NFC-e com certificado A1 ou A3. 

O NEX, em específico, faz a emissão de notas fiscais de maneira integrada ao controle de vendas e de estoque. 

Ou seja, ao fazer uma venda, o sistema remaneja o estoque automaticamente e preenche todos os dados da nota fiscal.

Um emissor de notas fiscais deve facilitar e melhorar toda a administração da sua empresa, automatizar as atividades, gerar produtividade e, principalmente, evitar erros durante todos esses processos.

Como faço Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)? [Passo a Passo]

nota fiscal como faco emissao notas fiscais eletronicas NF-e passo a

Como emitir nota fiscal com CNPJ

  1. O primeiro passo é obter uma inscrição estadual, normalmente adquirida no processo de abertura do CNPJ da empresa.
  2. A seguir, você deve conferir se a emissão de notas fiscais é obrigatória para a sua empresa, com a ajuda de um contador.
  3. O próximo passo é solicitar uma autorização da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) e se credenciar nos ambientes de Homologação e Produção.
  4. Então, adquirir um certificado digital padrão ICP-BR modelos A1 ou A3 e um sistema de gestão que ofereça a emissão de notas fiscais. (Para o caso de emissão de notas de serviços, a operação ocorre vinculada à Prefeitura do município em que sua empresa opera).
  5. E por fim, após cadastrar-se no IBPT e preencher as informações cadastrais de produto (como NCM e Tributação), você pode emitir Notas Fiscais Eletrônicas.

Como emitir nota fiscal sendo MEI

  1. O Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir notas fiscais para pessoas físicas. Entretanto, quando o cliente é uma pessoa jurídica, o MEI precisa, por lei, emitir nota fiscal.
  2. Portanto, para emitir nota fiscal eletrônica, o MEI deve primeiro procurar uma unidade certificadora e adquirir um certificado digital.
  3. Além do certificado digital, é necessário um software para a emissão das notas. Contudo, por questões legais, os emissores de NF-e acabam seguindo as normas da microempresa, emitindo notas para todas as vendas, inclusive para pessoas físicas.
  4. Para os casos em que não é vantagem adquirir a assinatura de um emissor de notas, procure o emissor gratuito da prefeitura da sua cidade. 

Como emitir nota fiscal sendo pessoa física (com CPF)?

  1. O primeiro passo para conseguir gerar uma nota fiscal como pessoa física é procurar a prefeitura da sua cidade e verificar quais são as regras locais para emitir uma NF sem possuir uma empresa registrada em seu nome.
  2. As prefeituras dão acesso às opções disponibilizadas para a regularização da  prestação do seu serviço.
  3. Após se informar localmente, o próximo passo é escolher uma das opções de emissão existentes para pessoas físicas: Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou Nota Fiscal Avulsa.

Como emitir nota fiscal avulsa

  1. Como falado no tópico anterior, procure a prefeitura da sua cidade e peça acesso ao sistema da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) local.
  2. No ambiente virtual da NFS-e, preencha todas as informações solicitadas com os seus dados e os dados do seu cliente. 
  3. Imprima o documento.
  4. Entregue a nota fiscal ao contratante.

Como emitir nota fiscal de prestação de serviços

  1. Acesse o site da prefeitura da sua cidade e conclua o credenciamento. 
  2. Compareça à prefeitura na data estipulada com os seguintes documentos:
  1. CPF original.
  2. O protocolo de solicitação de credenciamento.
  3. Um documento de identificação do representante legal da empresa.
  1. Com o credenciamento aprovado, entre no site da sua prefeitura e clique na área de emissão de notas fiscais. 
  2. Preencha os campos: CPF ou CNPJ e senha.
  3. Escolha um método de emissão:
  1. Intermediação: com preenchimento do CNPJ da empresa que está prestando o serviço;
  2. Substituição: com preenchimento do CNPJ do tomador (aquele que paga o frete), junto do número da nota que será substituída.
  3. No caso de não escolher nenhuma das opções anteriores, a nota fiscal gerada será um NF comum.

Afinal, como automatizar o processo de emissão de nota fiscal

nota fiscal afinal como automatizar processo de emissao

Procure quem entende!

Saber tudo sobre o universo fiscal, desde se informar se a emissão de notas fiscais é obrigatória para o seu negócio, até escolher a forma de fazê-la, é muito desafiador. 

Procure profissionais especializados e de confiança. Seu contador pode (e deve) te ajudar muito nesse processo.

E quando estiver procurando um Emissor de Notas Fiscais, converse com um dos analistas do Programa NEX! 

Sistema de emissão de nota fiscal

Como em muitas tarefas da gestão de um negócio, a emissão de notas fiscais pode ser facilitada com o apoio que a tecnologia oferece ao organizar informações e otimizar os procedimentos na hora de gerir as notas. Com o Nex, este assunto pode verdadeiramente se tornar mais simples! Ele é não apenas um emissor de notas intuitivo e fácil de usar, mas um sistema de gestão completo que te auxilia em todas as áreas do negócio!

Emita NF-e, NFC-e, e CF-e SAT sem limite de emissões, conte com o suporte de uma equipe fiscal especializada, e acompanhe relatórios fiscais periodicamente para ficar por dentro da situação tributária do seu negócio!

O NEX atende somente os optantes do regime tributário simples nacional e está totalmente de acordo com as normas da Secretaria da Fazenda, mas todos os nossos analistas estão dispostos a encontrar a alternativa correta para você e seu negócio.

Conheça todas as vantagens de emitir Nota Fiscal com o Programa NEX clicando aqui.

E lembre-se que, aqui no blog do Programa NEX, você encontra conteúdos sobre os mais diversos aspectos da gestão da sua loja. 

Acesse os textos por seção e informe-se sobre precificação de produtos, marketing digital, estoque e outros tantos conteúdos que podem ajudar no sucesso de seu negócio. 

Não deixe de tirar suas dúvidas nos comentários!

O que você vai encontrar nesta leitura:

Edson

Oi, eu sou o Edson Macari! Estou aqui para ajudar a simplificar a gestão de seu pequeno comércio. Vou escrever sobre assuntos relacionados à gestão, ao atendimento, à equipe e a tudo o que envolve seu dia a dia como comerciante. Ficarei feliz em receber suas sugestões!

Conheça o Programa Nex

O NEX é um sistema de gestão comercial completo para sua loja!

Download Grátis

Deixe seu comentário!

COMPARTILHE

Conheça o Programa Nex

O NEX é um sistema de gestão comercial completo para sua loja! Fácil de implantar, Simples de Usar e com todo o Suporte que você precisar.

Download Grátis
Central de Ajuda

Para dúvidas sobre o Programa NEX ou Suporte Online...

Acesse a Central de Ajuda
Veja também: