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Gestão

O Fluxo de Caixa no Comércio

Entenda como criar e gerenciar melhor o seu fluxo de caixa.

Deixar de fazer o fluxo de caixa é o mesmo que caminhar com uma faixa nos olhos. Mesmo que você conheça parte do caminho, ou seja, tem uma ideia de quanto vende por mês, não saber essa e outras informações financeiras em detalhes é muito arriscado e você pode se perder. Pode até ocorrer de você ter boas vendas e ainda assim ter prejuízo.

Eu conheço o principal motivo para que você ainda não esteja fazendo esse planejamento financeiro: tempo. Ou melhor, a falta de tempo. Mas hoje vou mostrar que é possível manter um controle financeiro profissional separando somente algumas horas por mês. É uma questão de organização; defina um dia no mês em que você vai preencher e acompanhar seu fluxo de caixa e use as ferramentas que o NEX oferece para facilitar essa tarefa: fechamento de caixa, controle de débitos e controle de contas a pagar. Você vai ver que manter uma projeção financeira não é um bicho de sete cabeças e, o melhor, vai ter total controle sobre as finanças do seu comércio.

O que é um fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que ajuda a controlar as entradas e saídas de dinheiro da empresa em certo período de tempo. Ele possui o objetivo de mostrar como está a situação financeira do seu negócio e quando você deve pagar e receber as suas contas. Dessa forma, há o controle total de quantas contas foram pagas ao final do mês, quanto de dinheiro foi recebido devido à venda de produtos, se o negócio está com folga ou não de capital, se consegue comportar altas prestações e se o prazo de pagamentos dos clientes praticado pela empresa comporta as suas necessidades.

Não existem formatos e padrões fechados para definir um Fluxo de Caixa, mas normalmente cria-se um processo para acompanhar os lançamentos, isso é, as entradas e saídas de dinheiro do caixa, diariamente. E então trabalha-se com fechamentos de períodos maiores e mais resumidos, como por semana, mês, semestre e ano.

Como organizar um Fluxo de Caixa de forma Simples

Seja qual for a ferramenta utilizada para controlar o seu fluxo, o importante é manter tudo o mais SIMPLES possível. Nós já testamos diversos tipos de fluxo de caixa e sempre que nos deparamos com algum muito completo e detalhado, percebemos que ele mais atrapalha do que ajuda.

O ponto principal é que existem duas visões importantes no Fluxo de Caixa, a de passado, ou seja, despesas e receitas já realizadas; e a de futuro, receitas e despesas que estão por vir. Normalmente a visão de “futuro” é realizada de acordo com os pagamentos e recebimentos já previstos. Por exemplo: pagamentos de fornecedores a prazo e recebimento de vendas realizadas em parcelas. Mas você pode incluir também uma previsão de vendas baseada na média dos últimos meses.

Na visão de passado, você vai preencher os dados do mês anterior, por exemplo. No entanto, o melhor é fazer uma planilha de futuro para os próximos 3 a 6 meses e uma de passado que você vai completar mês a mês e, baseado nos fatos reais, vai ajustando o Fluxo de Caixa futuro.

Caixa X Competência

Há duas formas de preencher o Fluxo de Caixa. Uma delas é pelo regime de caixa, que é importantíssimo, pois ele sempre nos traz a visão de SALDO, ou seja, somando todas as receitas e tirando todas as despesas, quanto está sobrando ou faltando no seu caixa.

A outra forma de preencher é pelo regime de Competência, que atribui o lançamento na data em que ocorre e não nas datas em que são recebidos ou pagos, como ocorre no regime de caixa.

Mais abaixo vou mostrar (e disponibilizar para download) uma planilha de fluxo de caixa. Minha proposta é que o preenchimento seja feito com base no regime de caixa, porque ele é mais simples e vai exigir menos de seu tempo. Se no futuro você conseguir manter as duas planilhas: uma por regime de caixa e outro por regime de competência, melhor ainda!

No final das contas as duas visões são muito importantes e ambas devem ser consideradas em qualquer negócio.

Passo a passo para preencher a planilha de fluxo de caixa

Ao final deste texto, eu vou disponibilizar o link do arquivo para download, mas para explicar melhor o passo a passo de preenchimento, coloquei uma imagem da planilha:

Você deve começar preenchendo a coluna “Previsão” de cada mês, dessa forma:

  1. Faça um levantamento de quanto você receberá nos próximos meses das vendas que já foram realizadas, mas serão pagas em parcelas. Por exemplo: você fez uma venda de R$ 120,00 que será paga em 3 parcelas de R$ 40,00. Na planilha de fluxo de caixa, você vai incluir em “contas a receber-vendas realizadas”, cada parcela de R$ 40,00 no mês em que será paga.
  2. Faça uma estimativa de entradas com base na média de vendas dos últimos 6 meses. Essa estimativa você consegue realizando o fechamento de caixa de forma sistemática e, posteriormente, gerando um relatório mensal dos últimos seis meses. O Edson Macari criou um passo a passo bem simples de fechamento de caixa. O link estará ao final deste texto.
  3. Separe todas as contas que você deve pagar nos próximos meses: boletos de fornecedores, estimativa de contas como água, energia, salário, etc.
O Programa NEX oferece um recurso muito útil para ajudar a preencher seu Fluxo de Caixa: o Controle de Contas a Pagar. Faça o download e experimente gratuitamente!

Preencha a planilha com essa previsão para os próximos 6 meses. Depois, a cada mês, faça um relatório de fechamento de caixa e preencha as informações na coluna “Realizado” e compare. O interessante é ir ajustando essa previsão de vendas sempre que encontrar uma grande diferença entre o previsto e o realizado. Como o Fluxo de caixa no comércio pode prevenir prejuízos

O comércio é normalmente uma atividade de margens baixas, por isso, um bom fluxo de caixa é super importante para o lojista ter visibilidade se o seu negócio é lucrativo ou, se não for, para descobrir onde está o problema.

Muitas vezes o problema não está diretamente ligado a uma margem negativa, ou seja, é possível que mesmo você tendo realizado o cálculo de precificação correto e todas as suas vendas estarem com boa margens, existir um problema de fluxo de caixa por conta do prazo de recebimento dos valores.

Esse problema é muito comum para lojas que vendem a prazo e parcelado, mas compram seu estoque à vista. Sendo assim, você desembolsa dinheiro para o fornecedor antes de receber por suas vendas.

Ou você parcela com o fornecedor também, mas num número menor do que parcela as compras para seus clientes.

Das duas formas o que pode ocorrer é ficar um bom período com uma margem de lucro baixa e, em casos mais graves, com prejuízo!

Atenção quando for aumentar seu Estoque!

Outra armadilha comum de fluxo de caixa no comércio vem quando o empreendedor está aumentando o seu estoque. Seja porque as coisas vão bem e cada vez mais o mercado demanda uma maior variedade de estoque ou quando a intenção é diversificar o portfólio. O problema é que ao aumentar o estoque, mais capital está investido “imobilizado” no estoque e isso pode gerar um grande buraco no fluxo de caixa. As contas a pagar aumentam e as Vendas podem não aumentar na mesma proporção de imediato.

A recomendação é sempre verificar os recebíveis e pagamentos já comprometidos para os próximos meses e buscar estimar quanto de capital ainda pode ser investido em aumento de estoque. O ideal é sempre deixar uma margem de segurança e fazer este crescimento aos poucos, conforme o fluxo de caixa permitir.

Realizando esse controle com disciplina, seu comércio estará seguro contra imprevistos financeiros e sua cabeça ficará mais tranquila para você investir em atender bem e vender muito mais!

Links que você não pode deixar de ler

Planilha de Fluxo de Caixa (modelo do SEBRAE) | Faça o download clicando aqui

Blog do Programa NEX | Fechamento de Caixa: saiba como fazer corretamente

Central de Ajuda do Programa NEX | Saiba como tirar o relatório de contas a pagar

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