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Financeiro / Gestão

O Fluxo de Caixa no Comércio

A gestão de qualquer comércio é repleta de grandes desafios. Além de todo o trabalho diretamente ligado a atividade principal de um comércio, o ato de comprar e vender, existem muitas outras tarefas que consomem muito mais tempo do que gostaríamos: papelada, jurídico, contador, reformas, consertos, pessoal, cobrir o funcionário que faltou etc. Com tanto por fazer em tão pouco tempo, muitos comerciantes esquecem de dar atenção a um pequeno detalhe: o Fluxo de Caixa.

Todo comerciante já ouviu falar de fluxo de caixa, mas afinal, você sabe exatamente o que é e para que ele serve?

O que é um fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que ajuda o empresário a controlar as saídas e entradas de dinheiro da empresa em certo período de tempo. Ele possui o objetivo de mostrar ao empreendedor como está a situação financeira da empresa e quando deve pagar e receber as suas contas. Dessa forma, há o controle total de quantas contas foram pagas no final do mês, quanto de dinheiro foi recebido devido à venda de produtos, se o negócio está com folga ou não de capital, se consegue comportar altas prestações e se o prazo de pagamentos dos clientes praticado pela empresa comporta as suas necessidades.

Não existe formatos e padrões fechados para definir um Fluxo de Caixa, mas normalmente cria-se um processo para acompanhar os “lançamentos”, isso é, as entradas e saídas de dinheiro do caixa, diariamente. E então trabalha-se com “fechamentos” de períodos maiores e mais resumidos, como por semana, mês, semestre e ano.

Existem muitas ferramentas no mercado que oferecem o serviço de acompanhamento de Fluxo de Caixa, mas ainda é muito comum a utilização do programa Excel, que acaba sendo disponível em quase todos os computadores. Por ser uma ferramenta poderosa e flexível o Excel permite criar ótimos Fluxos de Caixa, e conforme o conhecimento do empresário, é possível adaptar para a realidade de cada empresa.

Há muitas planilhas gratuitas para fluxo de caixa disponíveis na Internet. Faça uma busca e veja qual melhor se adapta ao seu negócio.

Fluxo de caixa no comércio

O comércio é normalmente uma atividade de margens baixas, por isso, um bom fluxo de caixa é super importante para o lojista ter visibilidade se o seu negócio é lucrativo, e se não é, para descobrir aonde está o problema.

Muitas vezes um problema de fluxo de caixa não está diretamente ligado a uma margem negativa, ou seja é possível que mesmo você tendo realizado o cálculo de precificação correto e todas as suas vendas estarem com boa margens, existir um problema de fluxo de caixa por conta do prazo de recebimento dos valores.

Esse problema é muito comum para lojas que vendem à prazo, onde a compra do produto é realizado à vista, ou em poucas parcelas, e a venda é realizada em muitas parcelas. Esse descompasso entre pagamentos e recebimentos pode ser fatal até mesmo para negócios bem sucedidos.

O perigo do aumento de Estoque

Outra armadilha comum de fluxo de caixa no comércio vem quando o empreendedor está aumentando o seu estoque. Seja porque as coisas vão bem e cada vez mais o mercado demanda uma maior variedade de estoque ou quando a intenção é diversificar o portfólio. O problema é que ao aumentar o estoque mais capital está investido “imobilizado” no estoque e isso pode gerar um grande buraco no fluxo de caixa. As contas a pagar aumentam e as Vendas podem não aumentar na mesma proporção de imediato.

A recomendação é sempre verificar os recebíveis e pagamentos já comprometidos para os próximos meses e buscar estimar quanto de capital ainda pode ser investido em aumento de estoque. O ideal é sempre deixar uma margem de segurança e fazer este crescimento aos poucos, conforme o fluxo de caixa permitir.

Como organizar um Fluxo de Caixa de forma Simples

Seja qual for a ferramenta utilizada para controlar o seu fluxo o importante é manter tudo o mais SIMPLES possível. Nós já testamos diversos tipos de fluxo de caixa e sempre que nos deparamos com algum muito completo e detalhado, percebemos que ele mais atrapalha do que ajuda.

Existem duas visões importantes no Fluxo de Caixa, a de passado, ou seja, despesas e receitas já realizadas e a de futuro, receitas e despesas que estão por vir. Normalmente a visão de “futuro” é realizada de acordo com os pagamentos e recebimentos já comprometidos, mas muitas vezes é interessante também incluir projeções (estimativas) tanto de receitas como de despesas para buscar entender como estará o seu caixa no futuro.

Caixa X Competência

O Fluxo de Caixa é importantíssimo, pois ele sempre nos traz a visão de SALDO, ou seja, somando todas as despesas e tirando todas as despesas, quanto está sobrando no seu caixa. Porém, muitas vezes, considerando somente a visão de saldo fica extremamente difícil tirar conclusões sobre o seu negócio. 

É por isso que existe também na contabilidade o regime de Competência, que atribui o lançamento na data em que ocorre e não nas datas em que são recebidos ou pagos, como ocorre no regime de caixa. Explico, enquanto a visão de caixa irá demonstrar exatamente o saldo realizado como em um extrato de banco, a visão de competência ao atribuir a data em que o evento ocorre gera uma informação diferente e muito interessante do ponto de vista gerencial. Exemplo, os salários são normalmente pagos todo dia 5 do mês subsequente - o trabalho realizado ao longo do mês de Agosto será recompensado no dia 5 de Setembro. Sendo assim, na visão caixa, este lançamento estaria no dia 5 de Setembro, já na visão Competência, estaria no mês de Agosto - normalmente a visão de competência é Mensal, então não é necessário atribuir um dia.

O mesmo raciocínio vale para suas receitas, para as vendas. Por conta de parcelamentos ou vendas em cartão de crédito, a visão do fluxo de caixa nunca irá mostrar as Vendas realizadas em um mês, mas apenas os recebimentos daquele mês. Já na visão de competência você teria exatamente o valor que o seu negócio gerou naquele mês (para um recebimento futuro)

Ao colocar todas as despesas e receitas no regime de competência é possível identificar com mais clareza o resultado operacional da sua empresa, por outro lado, não dará a visão de caixa que é tão importante para não cair nas armadilhas apontadas acima.

No final das contas as duas visões são muito importantes e ambas devem ser consideradas em qualquer negócio.

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