Sistema de gestão: o que é, benefícios e qual o melhor

Embora muitos empreendedores reconheçam a necessidade e a urgência de automatizar processos, escolher um bom sistema de gestão para um comércio pode ser algo difícil. 

Há diversos fatores que devem ser levados em conta antes de decidir qual implantar na sua gestão.

Para ajudar na sua decisão, eu reuni neste texto tudo sobre sistemas para empresas: saiba o que é um sistema de gestão, quais são os tipos de sistema de gestão e como identificar a necessidade de adquirir um.

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão é um programa que permite administrar diferentes encargos de um negócio. 

Através de um software, um sistema de gestão integrada é responsável por conectar diferentes operações de uma empresa e automatizar seus processos.

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Qual a função do sistema de gestão?

Um sistema de gestão empresarial precisa otimizar os resultados e tornar a rotina de um empreendimento mais fácil. 

Ao incluir um sistema de gestão administrativa no operacional de uma empresa, muitos processos são automatizados e reunidos em um só lugar: como gerar relatórios, criar orçamentos e emitir notas fiscais. 

Um sistema de gestão para pequenas empresas executa rapidamente as tarefas que tomariam muito tempo para fazer de forma manual, assim, um administrador pode aproveitar melhor o seu tempo para elaborar estratégias que focam no crescimento do negócio.

Os 3 principais benefícios de um sistema de gestão empresarial

- Redução de custos

Um dos principais benefícios de um sistema de gestão para empresas é a redução de custos.

 Ainda que adquirir um sistema de gestão empresarial possa representar um pequeno aumento nas despesas mensais, na prática, o software permite uma melhor organização financeira e otimização dos recursos da empresa.

Ou seja, com um sistema de gestão é possível visualizar todos os gastos de maneira eficiente, eliminando possíveis obstáculos de operação e despesas desnecessárias, por exemplo.

- Automatização de processos

Ao automatizar os processos, uma empresa atinge a produtividade ideal e, portanto, aumenta seu lucro.

Um sistema de gestão integrada garante a otimização de todos os processos diários, facilitando o preenchimento e a análise de dados, permitindo o desenvolvimento das atividades de todas as áreas da empresa.

Dessa forma, os resultados alcançados são mais favoráveis, os funcionários são mais produtivos e a quantidade de erros operacionais é diminuída.

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- Organização de dados importantes

Outro principal benefício de um sistema de gestão é a facilidade de comunicação entre setores através da centralização de informações. 

Ter os dados de desempenho de um negócio centralizados em um sistema de gestão permite ao empreendedor tomar decisões mais estratégicas com agilidade.

Além disso, também é possível acompanhar em tempo real as possíveis adversidades e intervir de forma rápida no caso de uma queda no desempenho em vendas, por exemplo.

Os 3 tipos de sistema de gestão

- ERP

ERP é uma sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, que pode se traduzir para Planejamento de Recursos Empresariais. 

O sistema de gestão ERP é um tipo de software utilizado para automatizar a gestão empresarial, auxiliando o gestor a administrar melhor todas as funções do seu negócio, incluindo um sistema de gestão de pessoas, por exemplo.

- CRM

Customer Relationship Management também é um termo em inglês que pode ser traduzido para Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Um sistema CRM de gestão automatiza os processos relacionados à fidelidade e  satisfação do cliente, como disparo de e-mails. 

É mais utilizado para áreas de vendas, marketing e atendimento ao consumidor.

- BPM

Business Process Management, do inglês, quer dizer Gerenciamento de Processos de Negócio.

BPM é mais uma metodologia do que um sistema, propriamente, e tem como objetivo conhecer a fundo os processos que são executados dentro de uma empresa, analisá-los e aplicar melhorias. 

Pode, inclusive, representar um conjunto de sistemas utilizados para atender toda a gestão.

Afinal, como saber se preciso de um sistema de gestão

Toda venda a um consumidor final depende de um conjunto de operações que começam já na produção. 

O preço nas prateleiras representa muito mais do que uma simples escolha do vendedor.

Além disso, a concorrência exige que comércios sejam cada vez mais organizados e explorem a análise de dados para garantir o lucro. 

Portanto, o último ponto importante para reconhecer a necessidade de um sistema de gestão está relacionado à demanda do estabelecimento: você consegue contar as vendas do mês em uma só mão?

Ainda que a resposta seja sim, estas são algumas ferramentas disponíveis em um simples sistema de gestão que podem beneficiar todo tipo de comércio: controle de caixa, controle de estoque, cadastro de clientes e fornecedores, modelos de orçamento, relatórios e estatísticas.

Como escolher um bom sistema de gestão para sua empresas

Atenção à disponibilidade de suporte e período de testes 

Investir em uma ferramenta de gestão é uma necessidade, mas quando processos fundamentais de um comércio são automatizados, o sistema precisa garantir o funcionamento correto.

Antes de adquirir um software, procure solucionar estas dúvidas: em caso de problemas, a empresa do sistema será facilmente contactada? A entrega da solução será feita com agilidade? Há reembolso para casos de desistência?

Testar o produto antes de contratá-lo é a melhor maneira de garantir que está em contato com a empresa ideal. 

Portanto, procure se informar sobre períodos de testes, suporte em casos de erro ou dúvidas e se existe, por exemplo, uma Central de Ajuda, com tutoriais e vídeos de primeiros passos.

Priorize a simplicidade nos processos

Ao definir quais são os processos que mais precisam de atenção na sua gestão, você consegue filtrar quais programas atendem melhor às suas expectativas.

Porém, o fator mais importante deve ser a simplicidade em que você consegue executar suas tarefas. 

Lembre-se que o objetivo é tirar o máximo de produtividade com o mínimo de esforço para poder focar em estratégias.

Avalie o custo-benefício

Há no mercado, ferramentas gratuitas disponíveis que podem muito bem atender às necessidades da sua gestão. 

Porém, quanto mais elaborada for a rotina, mais difícil será encontrar um sistema de gestão gratuito que faça tudo que você precisa.

Ainda assim, é possível encontrar, com facilidade, soluções eficientes a baixo custo.

Sistema de gestão gratuito é confiável?

Sim, sistemas de gestão gratuitos são confiáveis. 

O que acontece é que um sistema de gestão gratuito costuma cobrir apenas parte das necessidades da gestão de um negócio e oferecer soluções avançadas em planos pagos, de onde vêm os recursos da manutenção do programa como um todo. 

Não deixe de entrar em contato com o suporte, tirar dúvidas, procurar referências e, se possível, conversar com algum outro usuário do sistema que lhe despertou interesse. 

Essa é uma forma de garantir que os sistemas menos conhecidos também sejam confiáveis.

Qual o melhor sistema de gestão?

O melhor sistema de gestão é aquele que cobre todas as necessidades do seu negócio a um custo acessível. 

Mantenha em mente que um sistema de gestão deve facilitar a operação da sua empresa e não ser apenas mais uma obrigação na sua rotina operacional.

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Conclusão

O mercado exige cada vez mais organização e análise de dados para garantir a lucratividade de um negócio. 

Facilite a gestão do seu negócio com um sistema apropriado, que automatize a sua operação e ofereça recursos que potencializam o seu crescimento.

E então? Já testou o Nex? Aproveite o espaço de comentários para tirar suas dúvidas.