Relatórios gerenciais para o comércio

Inspirado pelo dia do Administrador, comemorado em 09/09, decidi explorar o universo dos relatórios gerenciais. Existe uma série de relatórios que são extremamente importantes e acabam atuando como principais ferramentas de trabalho de um comerciante, pois além de calcular os resultados periódicos da sua empresa, esses documentos auxiliam na tomada de decisões.

Relatórios administrativos permitem que você tenha uma visão mais ampla e imediata sobre a situação de sua loja e possa planejar estratégias a fim de evitar dívidas, otimizar sua operação e, é claro, aumentar seu lucro. Mas não é pelo fato de serem tão importantes que são necessariamente complexos para serem gerados ou analisados.

Ao longo deste texto, eu utilizei relatórios gerados pelo Nex como exemplo. Você pode fazer o download do Nex clicando aqui, para gerar seus próprios relatórios com facilidade.

Relatório de Caixa

Na minha opinião, o Relatório de Caixa acaba sendo o mais importante. Pois é através de um bom controle de caixa que se extrai as informações que vão fazer parte de todos os outros relatórios. Além disso, com esse relatório, você pode analisar os meios de pagamentos mais utilizados nas transações de um determinado período. Dependendo dos números, talvez seja interessante aplicar uma estratégia de descontos para compras em dinheiro, por exemplo, ou passar a aceitar outras formas de pagamento, como cartão de crédito, ou pontos de fidelidade.

Outro ponto importante sobre o relatório de caixa é que com ele você confere a movimentação de produtos da sua loja. E todos sabemos o quanto é necessário ficar de olho no giro! Com as informações sobre os produtos mais vendidos, por exemplo, um comerciante pode aplicar um preço mais competitivo em alguns produtos estratégicos, com a certeza de que não terá prejuízo. Sabendo quais são os produtos mais parados, pode-se planejar promoções bastante atrativas, que se bem feitas, potencializam a venda dos produtos que mais dão lucro. E, por fim, se um relatório aponta que há um produto definitivamente “empacado”, você pode reaproveitá-lo como parte de um kit promocional, ou ainda, como brinde para clientes especiais, que você define com a ajuda do relatório a seguir.

Clientes

Todo cliente é importante, mas alguns clientes são especiais! Quando se registra clientes nas vendas, você tem como saber quais são os que mais gastam em sua loja e qual o valor que gastaram em um determinado período. Com essas informações, você pode direcionar de forma mais qualificada as suas estratégias de fidelização. 

Na imagem abaixo, você confere um relatório de ranking de compras no período de Março a Setembro da minha lojinha fictícia. 

Sabendo que o Gabriel é meu campeão em compras, eu posso oferecer descontos e presenteá-lo com brindes exclusivos para que ele continue comprando comigo. Já quanto à Luana, que quase não comprou na minha loja, eu posso tentar entrar em contato informando sobre as novidades nos produtos, estimulando para que ela volte a comprar.

Entregas

No exemplo anterior, eu fiz questão de colocar o período de março a setembro para ilustrar o impacto sofrido nas vendas pela quarentena do coronavírus. Não foi por acaso que, neste período, a grande maioria dos comércios precisou se adaptar para vender remotamente e realizar entregas.  

Com o Nex, por exemplo, você pode gerar relatórios de entregas por transportadora ou por entregador, pois analisar tudo que faz parte da rotina operacional contribui para um gerenciamento mais eficiente. E assim, um comerciante pode estudar sobre absorver as taxas de envio de um pedido, fechar parcerias com transportadoras mais econômicas ou, quem sabe, contratar um entregador.

Vendas

A média entre os valores de venda de um período é um dos principais indicadores de desempenho de um comércio, ao que chamamos de ticket médio. Essa métrica é fundamental para projeções e análise de performance em vendas. Para calcular o ticket médio mensal da sua loja, você precisa saber a quantidade de vendas no mês e o faturamento total delas, informações que você encontra em um simples relatório de vendas.

Com o Nex, você pode ir além e cruzar os dados de vendas com diversas subcategorias, gerando relatórios mais detalhados. Eu elenquei alguns exemplos:

• Relatório de vendas por produto: identifica os produtos com maior saída e o estoque que está parado. Fundamental para verificar que tipo de mercadoria não pode faltar nas prateleiras e trabalhar o preço de cada produto.
• Relatório de vendas por marca: aponta a diferença nas vendas dos produtos do mesmo mix, mas de diferentes marcas. Ajuda muito na negociação com fornecedores, em que a exclusividade de marca pode gerar benefícios.
• Relatório de vendas por vendedor: calcula a comissão de vendas dos seus funcionários e analisa o desempenho da equipe de vendas. 
• Relatório de vendas por horário de pico: mostra os horários em que a loja tende a vender mais e ajuda a cortar custos, otimizando o horário de funcionamento.
  

Abaixo você confere um exemplo de relatório de vendas por produto, no intervalo de um mês, na minha lojinha de testes (clique com o botão direito do mouse, ou pressione o dedo a imagem se estiver lendo pelo celular, e selecione 'Abrir imagem em uma nova guia' para uma melhor visualização):

Sendo que, no Nex, você pode editar as colunas para exibir apenas as informações que você considera importantes, na ordem que desejar. 

Compras

O relatório de compras é fundamental para um bom controle de estoque e uma boa gestão da empresa. Esse relatório acompanha as compras de cada produto, mostrando todo o valor que você investiu em mercadoria, em um determinado período. 

Com esse tipo de relatório, você sabe exatamente quanto custa o seu estoque. Também confere a quantidade ideal de produtos a serem encomendados e outras informações que evitam maus investimentos.

Fornecedores

Com um relatório de vendas por fornecedor, você pode identificar os fornecedores que ofereceram o melhor custo benefício nas suas negociações recentes. O volume de vendas ajuda na hora de estabelecer quais são os seus produtos essenciais e os principais fornecedores dessas mercadorias.

Abaixo você vê um pequeno exemplo de relatório analítico de vendas por fornecedor, lembrando que você pode clicar com o botão direito do mouse, ou pressionar o dedo a imagem se estiver lendo pelo celular, e selecionar 'Abrir imagem em uma nova guia' para uma melhor visualização:

Assim você acompanha a quantidade de produtos vendida, o custo, o valor em vendas e o lucro que os produtos dos fornecedores X e Y geraram no intervalo de um período definido. 

Receitas e Despesas

Um relatório de receitas e despesas aponta a lucratividade do seu negócio. Com ele, você consegue verificar qual seu saldo positivo ao final de um determinado período e avaliar a saúde financeira do seu negócio.

A conta é bastante simples: o sistema soma todas as receitas da sua loja, totaliza o valor das despesas e, ao final, abate o montante das saídas da quantia de entradas. Mas é justamente por lidar com um volume alto de transações que o ideal é automatizar essa somatória. 

Contas a Pagar

Com o Nex, em poucos cliques você avalia o quanto sua empresa está lucrando, mas é importante que os valores referentes às despesas sejam cadastrados no recurso Contas a Pagar. Essa ferramenta foi desenvolvida para facilitar a sua organização financeira, mantendo um histórico de transações de pagamento realizadas preferencialmente com o dinheiro da sua loja.

Registrando tudo corretamente, você consegue gerar relatórios de Contas a Vencer ou Contas Pagas por período. Assim, você tem todas as informações referentes às suas despesas e consegue analisar possíveis cortes de gastos. Para conhecer melhor esse recurso do Nex, clique aqui.

Sugestões de leitura e considerações gerais

Neste texto, eu comentei superficialmente sobre alguns assuntos importantes dos quais já abordamos aqui no Blog do Nex. Para saber mais sobre precificação correta de produtos, controle de estoque eficiente, balanço financeiro e negociações com fornecedores, leia os textos linkados a seguir:

1. Gestão Financeira | Como fazer uma Precificação segura
2. Estoque fácil e eficiente com a Curva ABC
3. Como analisar o balanço financeiro de sua loja
4. Gestão de compras: Como negociar com fornecedores
   

E, para finalizar, vale ressaltar que relatórios, sejam simples ou super detalhados, precisam do comprometimento de todos os funcionários na hora de registrar as transações e movimentar o estoque. Quanto mais informações você fornecer ao seu sistema de gerenciamento, mais precisos serão os relatórios gerados e, por fim, melhores serão as suas análises!